Benchmarking

Yogyakarta (27/6) – Dalam mengembangkan potensi sumber daya manusia di bidang kearsipan, Politeknik Ketenagakerjaan melakukan studi banding kearsipan ke Lembaga Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Yogyakarta. UGM dipilih sebai representasi perguruan tinggi negeri yang telah menyelenggarakan pengelolaan kearsipaanya dengan baik. Studi banding dilakukan untuk mempelajari secara langsung bagaimana suatu Perguruan Tinggi dengan beberapa unit kerja di bawahnya mampu mengelola kersipan secara “mengalir”. “Arsip mengalir ini maksudnya, harus ada penyusutan dokumen arsip dari unit kerja untuk diserahkan ke bagian arsip utama, supaya memudahkan kalau saja pada tahun-tahun mendatang ada mahasiswa atau dosen atau peneliti yang membutuhkan dokumen arsip tersebut,” jelas pengelola Arsip UGM, Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc. Menurut Ully, hal pertama dan paling penting dari proses mengarsipkan dokumen yaitu menanamkan rasa peduli pada para pengelola arsip di setiap unit kerja untuk memahami betapa pentingnya arsip. Hal ini tidak mudah, namun harus ada kesadaran bahwa tanpa dokumen yang diserahkan dari unit kerja, tak akan ada arsip yang tersedia di Arsip UGM. Selain itu mengelola arsip dengan baik, lanjut Ully, dapat mempermudah kerja suatu organisasi sesuai dengan kebutuhan. Contohnya pada saat proses pengumpulan dokumen Akreditasi Perguruan Tinggi yang umumnya diperbaharui setiap lima tahun sekali. Hadir dalam studi banding, Koordinator Persuratan dan Kearsipan Kementerian Ketenagakerjaan, Edi Tugiono, SIP, M.Si mengatakan jika Politeknik Ketenagakerjaan yang baru berusia balita ini, sudah serius mengelola kearsipan, maka fungsi arsip sebagai fasilitatif akan sangat memudahkan bagi sebuah perguruan tinggi yang sedang berkembang. “Kami berharap Politeknik Ketenagakerjaan dapat menjadi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi sendiri, seperti Arsip UGM saat ini,” tutup Koordinator Persuratan dan Kearsipan Kementerian Ketenagakerjaan itu. (DB) Informasi lengkap terkait POLTEKNAKER kunjungi: Website: https://polteknaker.ac.id Instagram: https://www.instagram.com/polteknaker Facebook: https://www.facebook.com/polteknaker Twitter: https://twitter.com/polteknaker Youtube: https://youtube.com/@polteknaker Whatsapp: 0811-1742-451